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Wochenverträge

Die automatische Identifizierung von qualifizierten Projekten und deren Zuordnung zu einem Wochenvertrag.

Inhaltsverzeichnis

 

 

Einleitung

Mit WOCHENVERTRÄGEN bieten wir unseren PC322-Kunden die Möglichkeit, Wochenverträge für die Vertragstypen „Student“ (STU) und „Gelegenheitsarbeiter“ (OTH) automatisch zu identifizieren und zu erstellen. Wir gehen davon aus, dass Sie wissen, was Wochenverträge sind und wie Sie damit umgehen müssen.
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Wenn Sie Wochenverträge nutzen möchten, wenden Sie sich über den Chat oder per E-Mail an support@crewplanner.com an unser Support-Team, das dies für Sie aktivieren kann.
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Unsere Funktion identifiziert übereinstimmende Faktoren für Projekte, für die ein Mitarbeiter eingeplant ist, wodurch die Projekte miteinander verknüpft werden können, um einen Wochenvertrag zu erstellen. Wochenverträge sind im Tab Vertrag eines Projekts sichtbar, aber unsere Funktion bietet auch eine spezielle Seite, auf der Sie alle Wochenverträge der Woche einsehen und verwalten können.

 

 

Wochenverträge erstellen

Sobald WOCHENVERTRÄGE aktiviert wurde, stellen Sie zunächst sicher, dass Sie die Berechtigung Wochenverträge verwalten im Managerprofil der Manager aktivieren, die Wochenverträge anzeigen und verwalten dürfen.
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Jetzt können Sie die Einstellungen für Wochenverträge erstellen. Navigieren Sie dazu zu AUFBAU in EINSTELLUNGEN, wo Sie den Abschnitt REGELN FÜR WOCHENVERTRÄGE finden.

 

 

Folgende Felder stehen Ihnen zur Verfügung:

 

 

  1. Vertragstyp: Wählen Sie den Vertragstyp aus, für den Sie eine Regel einrichten möchten.

  2. Maximale Anzahl von Verträgen: Legen Sie die maximale Anzahl von Wochenverträgen für das gesamte Jahr für den ausgewählten Vertragstyp fest.

  3. Aktion: Legen Sie hier fest, welche Aktion CrewPlanner ausführen soll, wenn die maximale Anzahl von Verträgen erreicht ist. Sie haben hier zwei Möglichkeiten: „Warnung anzeigen“ oder „Planung von Mitarbeitern verhindern“.

 

Wählen Sie das Plus-Symbol, um weitere Regeln hinzuzufügen, und klicken Sie auf SPEICHERN.

 

 

Wochenverträge-Seite

Um Ihnen die Überwachung und Verwaltung Ihrer Wochenverträge zu erleichtern, haben wir eine spezielle Seite erstellt. Sie finden sie, indem Sie im Menü VERWALTUNG die Option WOCHENVERTRÄGE auswählen:

 

 

Nach der Auswahl werden Sie auf die Seite weitergeleitet:

 

 

 

Wochenverträge konsultieren

Sie haben verschiedene Möglichkeiten und Orte, um Ihre Wochenverträge einzusehen. Wir werden sie alle auflisten und die Optionen hier kurz durchgehen.

 

 

Wochenverträge-Seite:

Wie bereits erwähnt, finden Sie auf der Wochenverträge-Seite eine Übersicht über alle identifizierten Wochenverträge. Welche Informationen oder Optionen finden Sie hier:

 

 

  1. Suchfeld und Filter: Suchen Sie nach bestimmten Informationen oder verwenden Sie die verfügbaren Filter.

  2. Mitarbeiter: Dies sind die Mitarbeiter, für die ein Wochenvertrag identifiziert wurde und die die in den Filtern festgelegten Kriterien erfüllen.

  3. Wochenübersicht: Zeigt an, an welchen Tagen ein Wochenvertrag identifiziert wurde.

 

 

Wochenvertrag

Die weißen Felder stellen die Projekte dar, die als Wochenvertrag bearbeitet werden sollen. Wenn die Felder verbunden sind, sind sie Teil desselben Wochenvertrags.

 

 

 

Dimona und Vertragsstatus

In der Mitte des Wochenvertrags können Sie den Status von Dimona und des Vertrags einsehen.

 

 

Wenn Sie mit dem Kursor darüber fahren, erscheint ein Status-Pop-up.

 

 

CrewTip! Die hier angezeigte Farbe ist nach der Bearbeitung von Dimonas und Verträgen identisch mit den Farben der Status von Dimonas und Verträgen.

 

Zusätzlich zu den Status von Dimona und Vertrag wird die Gesamtzahl der geplanten Stunden angezeigt.

 

 

 

Wochenvertrag-Pop-up

Wenn Sie einen Wochenvertrag auswählen, erscheint ein Pop-up. In diesem Pop-up erhalten Sie weitere Informationen.

 

 

Oben im Pop-up-Fenster finden Sie die Dimona- und Vertragsinformationen:

 

 

Darunter finden Sie die Projekte, die mit dem Wochenvertrag verbunden sind:

 

 

  1. Projekte: Sie können die Tage, die Start- und Endzeit und den Namen des Projekts einsehen.

  2. Getrennte Schichten anzeigen: Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, Projekte vom Wochenvertrag zu trennen. Mehr dazu später.

  3. Projekt konsultieren: Wählen Sie das Auge-Symbol, um das Projekt zu konsultieren

  4. Gruppenkontext anzeigen: Wählen Sie diese Option aus, um den passenden Gruppenkontext dieser Projekte anzuzeigen. Mehr dazu im nächsten Kapitel.

 

 

Wochenverträge in einem Projekt

Sie können Wochenverträge nicht nur auf der Wochenverträge-Seite einsehen, sondern auch in den Projekten, die Teil des Wochenvertrags sind. Sie können sehen, wann ein Wochenvertrag identifiziert wurde. Dies ist an zwei Stellen möglich, in den Tabs DIMONA'S und VERTRÄGE.

 

 

Dimona's

Sobald ein Wochenvertrag identifiziert wurde, wird dies im Tab DIMONA'S eines Projekts im Feld Zeitraum der Dimona-Übersicht angezeigt. Hier sehen Sie den Zeitraum des Wochenvertrags und die Gesamtzahl der Stunden, die alle durch eine gepunktete Linie markiert sind.

 

 

 

Verträge

Im Tab VERTRÄGE des Projekts wird ein Wochenvertrag auf ähnliche Weise angezeigt:

 

 

Wenn Sie diese Informationen in den Zeiträumen auswählen, öffnet sich das Wochenvertrags-Pop-up:

 

 

 

Wie wird ein Wochenvertrag für einen Mitarbeiter identifiziert

CrewPlanner verbindet Projekte für eingeplante Mitarbeiter zu einem Wochenvertrag, indem der Gruppenkontext der Projekte abgeglichen wird.

 

 

Gruppenkontext

Je nachdem, ob Sie eine Integration mit Offix haben, gibt es entweder 8 oder 13 Faktoren, die zusammen den Gruppenkontext eines Mitarbeiters bilden, der für ein Projekt eingeplant ist. Diese müssen ALLE übereinstimmen, damit CrewPlanner einen Wochenvertrag für den Mitarbeiter erstellen kann. Die 13 Faktoren sind:

 

 

Die Liste dieser Faktoren kann in drei Teile unterteilt werden:

 

 

 

Teil 1: Diese Faktoren beziehen sich auf das Projekt und den Mitarbeiter.

 

 

  1. User: der Mitarbeiter, für den der Wochenvertrag erstellt wurde

  2. Company: der Betrieb oder Kunde, für den das Projekt erstellt wurde

  3. Job function: die Jobfunktion, für die der Mitarbeiter eingeplant wurde

  4. Status: der Vertragstyp des Mitarbeiters

 

Diese Informationen finden Sie im Projekt hier:

 

 

 

Teil 2: Die folgenden Faktoren beziehen sich auf Dimona für diesen Mitarbeiter und den Wochenvertrag:

 

 

  1. Dimona_username: Ihr Benutzername, wie Sie ihn von der RSZ kennen, beginnt mit EXP

  2. Dimona_rsz_number: Ihre LSS-Nummer

  3. Dimona_sender_number: Ihre Absendernummer, wie Sie sie von der LSS kennen

  4. Dimona_paritiar_comite: Ihr Paritätische Kommission

 

Diese Informationen werden hier aus Ihren Dimona-Integrationseinstellungen in CrewPlanner übernommen und vervollständigt.

 

Teil 3: Die letzte Gruppe von Faktoren gilt nur, wenn Sie eine Integration mit unserem Servicepartner Offix haben, und erleichtert die Bearbeitung von Wochenverträgen:

 

 

  1. Easypay_office: Welches easypay-Büro betrifft dieser Wochenvertrag

  2. Easypay_profession: Für welchen Beruf muss der Vertrag erstellt werden

  3. Easypay_hourly_rate: Welcher Stundensatz gilt gemäß den Lohnregeln

  4. Week: Die Woche und das Jahr, für die der Vertrag identifiziert wurde

  5. Month: Monat, für den dieser Vertrag identifiziert wurde

 

Der Gruppenkontext kann im Wochenvertrags-Pop-up-Fenster eingesehen werden, wie oben beschrieben.

 

 

Er erscheint auch, wenn Sie auf der Seite mit den Wochenverträgen mit dem Cursor über den Namen eines Mitarbeiters fahren.

 

 

 

Projekte eines Wochenvertrags trennen

Obwohl Wochenverträge erstellt und geeignete Projekte automatisch hinzugefügt werden, kann ein Manager Projekte von einem Wochenvertrag trennen und ausschließen, solange Dimona und der Vertrag noch nicht verarbeitet wurden. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten: über die Wochenverträge-Seite oder über den Wochenvertrag-Pop-up.

 

 

Wochenverträge-Seite

In der Wochenvertragsübersicht auf dieser Seite hat ein Manager mit den entsprechenden Berechtigungen die Möglichkeit, Projekte voneinander zu trennen.
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Sobald Sie den Cursor über die Trennlinie zwischen zwei Tagen bewegen, werden ein Symbol und ein Pop-up-Fenster angezeigt, die darauf hinweisen, dass Sie die Tage trennen können:

 

 

 

Sobald Sie das Symbol auswählen, wird das Projekt getrennt. Wenn Sie dies erfolgreich durchgeführt haben, erhalten Sie oben auf der Seite eine Benachrichtigung.

 

 

Ein Manager hat auch weiterhin die Möglichkeit, Projekte erneut zu verknüpfen, solange die Dimona oder der Vertrag noch nicht bearbeitet wurden.

 

 

 

Wochenvertrag-Pop-up

Wie bereits kurz erwähnt, kann ein Manager Projekte auch über das Wochenvertrag-Pop-up trennen. Wählen Sie dazu rechts Getrennte Schichten anzeigen aus:

 

 

Dadurch wird die Seite erweitert und Sie können Projekte von einem Wochenvertrag trennen.

 

 

CrewTip! NUR ein Manager mit den entsprechenden Berechtigungen kann Projekte von einem Wochenvertrag trennen. Betriebs- oder Payroll manager können Wochenverträge nicht einsehen oder verwalten.

 

 

Wochenverträge verarbeiten

Ein Wochenvertrag wird verarbeitet, sobald die Formalitäten für ein Projekt verarbeitet und akzeptiert wurden.
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Sie können leicht überprüfen, ob ein Wochenvertrag verarbeitet wurde, indem Sie den Status von Dimona und Vertrag in der Übersicht überprüfen. Wenn diese grün sind, wurde der Wochenvertrag verarbeitet.

 

 

Je nach den Einstellungen in Ihrer Dimona-Integration werden Dimonas für Wochenverträge automatisch oder manuell verarbeitet, genau wie jede andere Dimona. Wenn Sie unsere Funktion zum automatischen Versenden von Dimonas verwenden, wird die Dimona für den Wochenvertrag gesendet, sobald die Dimona für das erste Projekt und die erste Schicht im Wochenvertrag gesendet wurde.
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Sobald die Dimonas eines Wochenvertrags verarbeitet und akzeptiert wurden, können Verträge auf die gleiche Weise verarbeitet werden. Ein Wochenvertrag wird vollständig verarbeitet, sobald der Vertrag des ersten Projekts gesendet wurde. Verträge werden nur dann automatisch gesendet, wenn Sie über eine Integration mit Offix verfügen und diese Einstellung in den Offix-Integrationseinstellungen aktiviert haben.

 

 

Projekte eines Wochenvertrags ändern

Ob Sie Projekte ändern können, die Teil eines Wochenvertrags sind, hängt stark davon ab, ob der Wochenvertrag verarbeitet wurde oder nicht.

 

 

Unverarbeiteter Wochenvertrag

Wenn ein Wochenvertrag nicht wie oben beschrieben verarbeitet wurde, können Sie dennoch Änderungen am Projekt vornehmen oder Mitarbeiter aus der Schicht entfernen. Wenn diese Änderungen einen der 13 Faktoren des Gruppenkontexts betreffen, wird dies von CrewPlanner erkannt und das Projekt wird vom Wochenvertrag getrennt.

 

 

Verarbeiteter Wochenvertrag

Nach der Verarbeitung eines Wochenvertrags können Sie noch einige Anpassungen vornehmen, diese sind jedoch begrenzt. Das heißt, Sie können die Abteilung oder die Shift-Funktion der Schicht, für die der Mitarbeiter eingeplant ist, nicht mehr ändern.

 

 

Die übrigen Felder können nach der Verarbeitung der Wochenverträge wie gewohnt geändert werden.

 

 

Mitarbeiter aus einer Schicht entfernen

Sie können einen Mitarbeiter auch nicht mehr aus einer Schicht entfernen, die Teil eines bereits verarbeiteten Wochenvertrags ist.
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Nur ein Manager kann einen Mitarbeiter aus einer Schicht entfernen. Sobald dies geschieht, erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem der Manager einen Grund auswählen muss.

 

 

Es muss ein Grund ausgewählt werden und eine Begründung kann eingegeben werden.

 

 

Als Grund stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Verfügung: Krankheit (gesetzlich abwesend), Kleiner Urlaub (z. B. Beerdigung oder Hochzeit) und Gegenseitiges Einverständnis.

Im Feld Motivation können Sie weitere Informationen zum angegebenen Grund hinzufügen und ein Dossier erstellen.

 

CrewTip! Wenn Sie unsere Funktionalität Schicht-referenz verwenden und die Schicht, aus der Sie den Mitarbeiter entfernen möchten, Teil einer Reihe von Schichten mit derselben Referenz ist, wird Ihnen auch die Möglichkeit angeboten, den Mitarbeiter aus allen Schichten auf einmal zu entfernen.

 

 

Wenn ein Mitarbeiter aus einer Schicht entfernt wurde, die Teil eines verarbeiteten Wochenvertrags war, haben Sie auch Einblick in den Grund, der auf der Seite Wochenverträge eingegeben wurde. In der Übersicht werden diese Tage rot hervorgehoben.

 

 

Sobald Sie den Wochenvertrag auswählen und das Pop-up öffnen, sehen Sie den eingegebenen Grund:

 

 

In der Zeiterfassung dieses Projekts ist der Mitarbeiter ebenfalls noch anwesend, aber ausgegraut. Obwohl der Mitarbeiter abwesend war, bleibt er in der Übersicht, um den Lohn dieses Abwesenheitstags korrekt zu verarbeiten. Der Grund für die Abwesenheit wird auch hier angezeigt:

 

 

CrewTip! Wenn ein Wochenvertrag bearbeitet wurde, der Mitarbeiter jedoch aus dem Projekt entfernt wurde, können Sie das Projekt nicht löschen, auch wenn keine anderen Mitarbeiter eingeplant sind. Dadurch soll sichergestellt werden, dass der Abwesenheitsgrund ordnungsgemäß bearbeitet werden kann.

 

 

Zeiterfassung für Wochenverträge

Zeiterfassungen von Projekten, die Teil eines Wochenvertrags für einen oder mehrere Mitarbeiter sind, werden wie jedes andere Projekt bearbeitet, mit Ausnahme der Eingabe eines No show.

 

 

No Shows

Die Verarbeitung eines No Shows für einen Mitarbeiter mit einem Wochenvertrag ist etwas anders, da ein Grund ausgewählt werden muss. JEDER Manager, einschließlich Payroll- und Betriebsmanager, der ein No Show für einen Mitarbeiter mit einem Wochenvertrag eingibt, muss einen Grund für das No Show auswählen. Wenn kein Grund ausgewählt wird, kann keine Prüfung eingereicht werden und die Zeiterfassung kann nicht abgeschlossen werden.

 

 

CrewTip! Alle Projekte eines Wochenvertrags müssen abgeschlossen sein, damit die Leistung von einem unserer Servicepartner bearbeitet werden kann.

Hoffentlich haben wir Ihnen mit diesem Artikel geholfen!

 

Wenn Sie noch Fragen haben, werfen Sie zunächst einen Blick in unsere Crew Academy. Hier finden Sie vielleicht die Antwort in einem unserer Artikel.