Verwenden Sie unsere API mit Xero, um automatisch Rechnungen zu erstellen.
Inhaltsverzeichnis
Ihr Xero Konto mit Ihrem CrewPlanner Konto verknüpfen
Xero Integration konfigurieren
Betrieben in dem Betriebsblatt verknüpfen
Artikel mit CrewPlanner verknüpfen
Einstellen von Artikeln in Xero
Sachkonten mit CrewPlanner verknüpfen
Einleitung
Wenn Sie Xero für die Bearbeitung Ihrer Rechnungen verwenden, haben Sie die Möglichkeit, CrewPlanner mit Xero zu integrieren, um die von CrewPlanner geleisteten Stunden Ihren Kunden in Rechnung zu stellen.
Sie können unser Rechnungsstellungs-Modul nutzen, nachdem es von Ihrem Kontomanager aktiviert worden ist. Bitte beachten Sie, dass dafür zusätzliche monatliche Kosten anfallen.
Wie fangen Sie an?
Zunächst kontaktieren Sie Ihren Kontomanager über die Chat-Funktion oder unter [email protected] . Nachdem Ihr Kontomanager das Rechnungsstellungsmodul aktiviert hat, folgen Sie diesem Artikel, um die Integration mit Xero vorzunehmen und Ihre allgemeinen Einstellungen einzurichten.
Weitere Informationen zum Einrichten von Rechnungsstellungsregeln in CrewPlanner und zum Erstellen von Rechnungen oder Kreditrechnungen, finden Sie in dem Artikel über das Rechnungsstellungs-Modul. odule.
Ihr Xero Konto mit Ihrem CrewPlanner Konto verknüpfen
Sobald Ihr Kontomanager das Rechnungsstellungsmodul und die Verknüpfung zu Xero aktiviert hat, navigieren Sie über EINSTELLUNGEN auf der rechten Seite zu INTEGRATIONEN. Hier finden Sie die Xero-Integration.
Sobald Sie diese ausgewählt haben, werden Sie auf die nächste Seite weitergeleitet. Hier sehen Sie unter dem Xero-Logo EINSCHALTEN, um die Integration zu aktivieren.
Sie werden dann aufgefordert, SPEICHERN zu wählen, um eine Verbindung zu Ihrer Xero-Umgebung herzustellen.
Sobald Sie SPEICHERN ausgewählt haben, werden Sie zu Xero weitergeleitet, wo Sie sich mit Ihren Anmeldedaten anmelden.
Sobald Sie sich in Xero angemeldet haben, wird die Verbindung hergestellt und Sie gelangen zurück zur Integrationsseite in CrewPlanner. Oben erscheint ein grünes Banner, das Ihnen mitteilt, dass die Verbindung in Ordnung ist.
Xero Integration konfigurieren
Sobald die Verbindung aktiv ist, können Sie hier ein paar Dinge konfigurieren:
Tenant: Wenn Sie verschiedene Unternehmen in Xero verwenden, müssen Sie hier auswählen, mit welchem dieser Unternehmen die Verbindung hergestellt werden soll.
Darunter sehen Sie KUNDEN IN XERO AUTOMATISCH ERSTELLEN, gefolgt von JA / NEIN. Wenn Sie JA wählen, werden neue Kunden automatisch in Xero angelegt, wenn ein neuer Kunde oder ein neuer Betrieb, wie wir es nennen, in CrewPlanner angelegt wird.
Zum Schluss speichern Sie diese Einstellungen, indem Sie SPEICHERN wählen.
Betrieben in dem Betriebsblatt verknüpfen
Sie haben nun den zusätzlichen Tab XERO in Ihrem Betriebsblatt. Hier wird das Unternehmen aus Xero angezeigt, mit dem diesen Betrieb in CrewPlanner verknüpft ist.
CrewPlanner verknüpft einen Betrieb automatisch mit dem ersten Unternehmen mit derselben Umsatzsteuer-Identifikationsnummer aus der Datenbank von Xero, so dass die Informationen korrekt ausgetauscht werden können.
Sie können diese Verknüpfung jedoch auch manuell vornehmen oder ändern, indem Sie das gewünschte Unternehmen aus dem Dropdown-Menü oben auswählen und SPEICHERN wählen.
Zum Beispiel, wenn Sie Ihren Betrieb in CrewPlanner mit einem anderen Büro des entsprechenden Unternehmens aus der Xero Datenbank verknüpfen möchten.
Artikel mit CrewPlanner verknüpfen
Um die verbleibenden Regeln für die Rechnungsstellung so genau wie möglich einzurichten, gehen wir dazu über, Ihre Artikel zu verbinden. Es ist wichtig, dass Sie diese Basis in Xero richtig einstellen, um sie in CrewPlanner optimal nutzen zu können. Hier werden wir auch kurz besprechen, welche Aktionen Sie in Xero durchführen müssen.
Wenn Sie sich jedoch mit der Einrichtung Ihrer Posten in Xero nicht ganz sicher sind, empfehlen wir Ihnen, Ihren Buchhalter einzubeziehen.
CrewTip! Sie können bei Bedarf auch unseren extra zu bezahlenden Service in Anspruch nehmen, bei dem unser Xero-Experte dies in Absprache mit Ihrem Buchhalter komplett für Sie einrichtet.
Auf der Seite RECHNUNGSSTELLUNG, die Sie nun unter EINSTELLUNGEN finden, wählen Sie den letzten Tab ARTIKEL.
Die Artikel, die Sie in Xero verwenden möchten, können in 4 Typen unterteilt werden, indem Sie einen wichtigen Text in das Feld Code innerhalb des Artikels unter der Rubrik Produkte und Dienstleistungen in Xero eingeben. Diese Typen sind Arbeitszeit, Transport, Verschiedenes und Berechenbare Regel.
Jeder Typ hat seinen eigenen Namen, den Sie dem Code hinzufügen können. Sie platzieren dann den rosa Text vor dem Codenamen in Xero, gefolgt von einem "-" und Ihrem Namen.
Hier sind ein paar Beispiele:
WH-Angestellter
TR-Wagen
MISC-Vermietung Walkie-Talkie
Einstellen von Artikeln in Xero:
In Xero gibt es beim Anlegen oder Anpassen Ihrer Artikel obligatorische allgemeine Felder, Code und Name, die Sie ausfüllen müssen. Der Rest ist optional und hängt davon ab, wie Sie in Ihrer Buchhaltung den Überblick behalten möchten, aber im Abschnitt Einkauf können Sie Ihre Kosten und im Abschnitt Verkauf Ihre Verkaufsinformationen auflisten.
Der Verkaufspreis wird immer von CrewPlanner über die Einstellungen der Shift-Funktionen eingegeben und sollte in Xero LEER gelassen werden. Die einzige Ausnahme sind die Reisekosten, bei denen Sie einen Preis in den Xero-Artikel eingeben. Wir empfehlen Ihnen, einen Mehrwertsteuercode einzugeben und das Sachkonto einzurichten.
Bitte beachten Sie, dass die Beschreibung oder der Name des Artikels für den Kunden auf der Rechnung sichtbar ist.
Sie haben die Flexibilität, dies so umfassend zu gestalten, wie Sie es wünschen. Es hängt alles davon ab, wie Sie diese Informationen in Ihrer analytischen Buchhaltung wiederfinden möchten.
Nachdem Sie alles eingerichtet haben, müssen Sie CrewPlanner mit Xero synchronisieren. Standardmäßig geschieht dies einmal alle 24 Stunden. Sie können aber auch MANUELL SYNCHRONISIEREN, dies finden Sie oben auf der Seite ARTIKEL von CrewPlanner.
Es wird eine kleine Verzögerung geben, wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken und die Artikel in CrewPlanner angezeigt werden.
Sachkonten mit CrewPlanner verknüpfen
Schließlich haben Sie die Möglichkeit, Ihre Sachkonten mit Ihren Arbeitsstunden und Reisekosten nach Abteilung zu verbinden, wenn Sie dies in CrewPlanner verwenden.
Um dies einzurichten, navigieren Sie über EINSTELLUNGEN zu RECHNUNGSSTELLUNG, dort finden Sie den Tab SACHKONTEN.
Wenn Sie möchten, können Sie die Sachkonten pro Abteilung für die Arbeitsstunden oder Reisekosten für Ihre buchhalterische Analytik einstellen. So erhalten Sie z.B. einen Überblick über den Umsatz pro Abteilung.
Alle notwendigen Verknüpfungen zwischen CrewPlanner und Xero sind nun hergestellt und Sie können Ihre Rechnungsstellungsregeln einrichten. Wie das geht, erfahren Sie in dem Artikel über unser Rechnungsstellungs-Modul, in dem wir Sie Schritt für Schritt durch die verschiedenen Optionen führen. Hier finden Sie auch weitere Informationen zur Erstellung Ihrer Rechnungen und Kreditrechnungen.
Hoffentlich haben wir Ihnen mit diesem Artikel geholfen!
Wenn Sie noch Fragen haben, werfen Sie zunächst einen Blick in unsere Crew Academy. Hier finden Sie vielleicht die Antwort in einem unserer Artikel.