Le traitement et l'approbation des heures travaillées par des employés sur des projets.
Table des matières
Où trouver l'encodage des heures
Consulter l'encodage des heures
Les règles de l'encodage des heures pour la configuration
Pointer entrée et sortie par les employés
Avis, commentaires et no shows
Débloquer l'encodage des heures
Introduction
Pour vérifier, ajuster, réviser et finaliser les heures travaillées des employés afin qu'elles puissent être exportées, vous utilisez l'encodage des heures.
Où trouver les encodages des heures
Si vous avez des permissions d'encodages des heures, vous trouverez le module FINALISER L'ENCODAGE DES HEURES sur votre tableau de bord. Ceci affiche les huit derniers projets terminés pour lesquels les encodages des heures peut être revu ou finalisé par un manager.
En fonction de vos permissions, les symboles suivants sont affichés à côté de chaque projet :
Si vous n'êtes autorisé qu'à visualiser, enregistrer et réviser les feuilles de temps :
Si vous êtes autorisé à finaliser des encodages des heures :
Si vous sélectionnez l'un de ces projets, vous serez redirigé vers la page d'encodage des heures de ce projet.
Dans chaque projet pour lequel le timer est actif, l'onglet ENCODAGE DES HEURES apparaîtra, dans lequel les enregistrements du temps de ce projet seront affichés. La pointeuse ne devient active qu'une heure avant le début du premier quart de travail.
Vous avez également la possibilité de consulter la page d'ENCODAGE DES HEURES via ADMINISTRATION. Là vous pouvez traiter les encodages des heures en masse. Comment naviguer sur cette page, vous pouvez lire ici.
Consulter l'encodage des heures
Sur la page de l'encodage des heures, vous trouverez une liste des employés planifiés avec les champs relatifs à la performance de l'employé.
1. Nom : vous trouverez ici le nom de l'employé.
2. Fonction ou Département : la fonction ou le département du quart de travail, selon votre sélection dans le filtre Regrouper par de la page de l'agenda.
3. Prévu : voici les heures planifiées pour le quart du travail pour l'employé.
4. Pointer : si l'employé pointe entrée ou sortie via l'application ou via la pointeuse, vous pouvez le consulter ici.
CrewTip! Déplacez votre souris sur les heures pointées pour voir où l'employé a pointé.
5. Total des heures/Différence : Les champs dans lesquels le manager peut sélectionner les heures à encoder. Dès que vous avez terminé l'enregistrement de l'heure, ces heures sont utilisées comme heures de début et de fin.
6. Pause en min. : dans ce champ, vous pouvez entrer une pause en minutes, mais vous pouvez également définir des règles de pause dans CONFIGURATION en PARAMÈTRES .
CrewTip! Si vous utilisez le bouton pause dans l'application, vos employés peuvent également enregistrer leur (s) pause (s) pendant leur quart de travail. Cela se reflète dans l'icône d'horloge dans le champ de pause:
Si vous consultez ceci, une fenêtre contextuelle apparaîtra avec le nombre total de minutes de pause.
7. Heures totales : ce champ indique le nombre total d'heures enregistrées moins les minutes pause.
8. Différence d'heures planifiées : ce champ indique la différence en heures planifiées. Si moins d'heures sont effectuées, elles sont vertes, si plus d'heures sont effectuées, elles sont rouges.
9. Déclaration : dans ces deux champs, vous pouvez saisir le nombre de kilomètres ou un montant de déclaration. Ces champs sont informatifs et peuvent être exportés avec le rapport.
Ces informations peuvent déjà avoir été complétées par l'employé ou un superviseur lorsque l'employé a pointé sa sortie, ou automatiquement si vous avez configuré un calcul automatique.
CrewTip! si vous utilisez notre lien avec le partenaire de service: Offix, vous verrez apparaître en bas de page des PRESTATIONS lors de la finalisation des services, avec lesquelles vous pouvez transmettre la rémunération de l'employé au partenaire de service.
10. Commentaire : via la bulle de dialogue, vous avez la possibilité d'ajouter un commentaire sur le quart de travail qui a été travaillé. Si vous cliquez dessus, une fenêtre contextuelle apparaîtra avec un champ dans lequel vous pouvez placer votre commentaire.
Si des commentaires ont été faits sur les performances d'un employé, la bulle de dialogue est de couleur plus foncée.
11. Évaluation : Vous pouvez donner une note via les 5 étoiles que vous trouverez ici, cette note n'est pas visible par l'employé. Uniquement les managers peuvent les voir pour tous les employés, les payroll managers ne voient que les évaluations de leur groupe d'employés.
12. Coché : cette case est automatiquement mise en évidence dès que vous modifiez l'un des champs.
Cela vous donne un aperçu des employés que vous avez déjà contrôlés et de ceux qui ne sont pas encore fait.
13. No show : à l'aide de l'icône à droite, vous pouvez marquer un employé comme étant un No show.
Après avoir sélectionné cette option, une fenêtre pop-up apparaîtra pour vous demander de confirmer ce No show.
Si l'employé a été incorrectement entré comme No show, vous pouvez inverser cela comme suit :
CrewTip! Cependant, si vous utilisez des modules supplémentaires tels que Dimona (BE) ou Dispositions du contrat, lors de la confirmation d'un No show, une entrée d'annulation est automatiquement définie. Dans ce cas, vous ne pouvez pas annuler un No show !
14. Sauvegarder : si vous avez apporté des modifications mais que vous ne souhaitez pas encore finaliser la saisie des temps, sélectionnez SAUVEGARDER en bas de la page afin que vos modifications ne soient pas perdues.
15. Finaliser ou Soumetter une revue : Une fois que toutes les données ont été saisies dans l'encodage des heures, sélectionnez FINALISER ou SOUMETTRE UNE REVUE, en fonction de vos permissions.
Les encodages des heures pour lesquels une revue a déjà été soumise peuvent encore être modifiés en les débloquant. Une fois qu'un encodage des heures a été effectué, il n'est plus possible de modifier l'encodage des heures, sauf si vous avez la permission Finaliser Encodage des heures. Une fois que l'encodage des heures a été finalisé, vous pouvez exporter ces informations sur RAPPORT. Si une revue a été soumise pour l'encodage des heures, vous pouvez exporter cette information sur la page AGENDA.
Les règles de l’encodage des heures pour la configuration
Sur CONFIGURATION sous PARAMÈTRES, vous avez la possibilité de définir un certain nombre de règles concernant l'encodage des heures.
1. Règles de pause: ici vous pouvez automatiser les règles de pause, afin qu'elles soient automatiquement saisies dans les encodage des heures en fonction de vos paramètres. Vous déterminez cela avec le nombre d'heures minimum qui sont à effectuer et pour quels types de contrat la règle de pause s'applique. Indiquez ensuite combien de minutes de pause doivent être inscrites dans l'encodage des heures.
2. Enregistrement prédéfini par défaut: comment voulez-vous que les heures de l'encodage des heures soient remplies automatiquement. Sélectionnez ici la règle qui s'applique:
3. Arrondi de l'encodage des heures: vous déterminez ici comment arrondir les heures des employés. Vous pouvez le faire par minute, par quart, par demi-heure, toutes les 5 minutes; la valeur par défaut est 15 minutes.
4. Sauvegardez pointeuse: combien de temps voulez-vous conserver les temps pointées de votre pointeuse après qu'ils aient été complétés par un manager. Après le temps sélectionné, ces données seront supprimées définitivement, y compris les photos prises avec la pointeuse.
Pointer entrée et sortie par les employés
Il existe deux options avec lesquelles les employés peuvent pointer entrée et sortie. Cela peut être fait avec notre pointeuse intégrée, qui permet aux employés de pointer entrée et sortie avec un selfie. La pointeuse est très utile pour les endroits fixes où une tablette peut être accrochée.
Une autre option que vous avez est de laisser les employés pointer via l'application sur un smartphone. Si les employés l'autorisent via les paramètres de leur téléphone, la localisation est alors également partagée avec vous.
Un superviseur a la possibilité de gérer l'encodage des heures des collègues sur le même projet, via l'application.
Traiter l’encodage des heures
Une fois que vous avez terminé le traitement de l'encodage des heures et que vous disposez des permissions nécessaires, vous pouvez procéder à la soumission d'une revue ou à la finalisation de cette performance. Pour ce faire, sélectionnez SOUMETTRE UNE REVUE ou FINALISER en bas de page.
CrewTip! Soumettre une revue ou finaliser l'encodage des heures pour un projet sur lequel un grand nombre d'employés ont été planifiés peut parfois prendre plus de temps en raison de la grande quantité de données à traiter. Tant qu'il est indiqué que le système traite cet encodage des heures, ne sélectionnez rien d'autre.
Si vous souhaitez finaliser un encodage des heures, il vous sera demandé de le confirmer via le pop-up ci-dessous :
CrewTip! les encodages des heures pour lesquelles une revue a déjà été soumise peuvent encore être modifiés en les débloquant. Une fois qu'un encodage des heures a été effectué, il n'est plus possible de modifier l'encodage des heures, à moins que vous n'ayez la permission finaliser encodage des heures.
L'encodage des heures est ensuite traité et vous pouvez consulter et exporter les données dans RAPPORT chez ADMINISTRATION ou via la page AGENDA.
Avis, commentaires et no shows
Comme nous avons déjà indiqué, vous pouvez saisir des avis, des commentaires et des no shows via l'encodage des heures. Vous ne trouverez pas seulement ces informations dans l'encodage des heures, mais vous pouvez également les consulter dans la fiche de données de l'employé dans les onglets agenda et compétences. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans cet article.
Mais vous pouvez également utiliser les évaluations comme filtre lors de la planification, de sorte que vous ne verrez que les employés disponibles avec les filtres que vous appliqueriez.
Débloquer l'encodage des heures
Tant qu'un encodage des heures n'a pas été effectué, il est possible pour tout le monde de le débloquer. Cependant, dès que l'enregistrement des temps est terminé, seul un manager ayant la permission Finaliser Encodages des heures peut le débloquer.
Vous débloquez un encodage des heures en sélectionnant le projet dans l'AGENDA, où dans l'onglet ENCODAGE DES HEURES en haut vous avez l'option DÉBLOQUER dès qu'une revue a été soumise ou que l'encodage des heures a été finalisé.
Après avoir choisi "Débloquer" après avoir finalisé un encodage des heures, la fenêtre pop-up suivante s'ouvrira pour vous demander de confirmer votre choix.
CrewTip! veuillez noter que si vous utilisez le module de facturation, les données de facturation déjà générées seront supprimées, y compris les ajustements effectués sur les lignes de facturation.
Après le déblocage du projet, tout manager peut à nouveau modifier l'enregistrement du temps.
Nous espérons vous avoir aidé avec cet article !
Si vous avez encore des questions, jetez d'abord un coup d'œil à notre Crew Academy. Vous trouverez peut-être la réponse dans l'un de nos articles.