Inhoudsopgave
Waar urenregistratie terugvinden
In- en uitklokken van de werknemers
Submit review van een urenregistratie
Inleiding
Om de gewerkte uren van de werknemers te controleren, aan te passen, prestaties te beoordelen en in te dienen zodat deze kunnen worden geëxporteerd, maakt u gebruik van de urenregistratie.
Waar urenregistratie terugvinden
Op uw dashboard heeft u een module URENREGISTRATIE, welke de laatste 8 voltooide projecten weergeeft waarvoor de urenregistratie kan worden afgerond door een manager.
Indien u één van deze projecten selecteert, wordt u naar de urenregistratie pagina van dat project gebracht.
Bij ieder project waarvan de timer actief is, verschijnt het tabblad URENREGISTRATIE, waarin de tijdregistraties van dat project getoond worden. De timer wordt slechts een uur voor aanvang van de eerste shift actief.
U heeft ook de mogelijkheid om de algemene URENREGISTRATIE pagina te raadplegen via ADMINISTRATIE. Daar kunt u urenregistraties in bulk verwerken. Hoe u in deze pagina navigeert leest u hier.
Urenregistratie raadplegen
Op de pagina van de urenregistratie van een project treft u een lijst aan van de ingeplande werknemers met ernaast een aantal velden die betrekking hebben op de prestaties van de werknemer.
1. Naam: hier treft u de naam aan van de werknemer.
2. Functie of Afdeling: de functie of afdeling van de shift, afhankelijk van uw selectie in de filter Groeperen op op de agenda pagina.
3. Gepland: hier staan de geplande uren voor de shift van de werknemer
4. Geklokt: indien de werknemer via de applicatie of via de prikklok heeft in- en uitgeklokt, kunt u dit hier raadplegen.
CrewTip! Beweeg met uw cursor over de geklokte uren, zo kunt u zien waar de werknemer heeft geklokt.
5. Geregistreerd: De velden waarin de manager kan aangeven welke uren er geregistreerd moeten worden. Zodra u de urenregistratie afrondt worden deze tijden als begin- en eindtijden aangehouden.
6. Pauze: in dit veld vult u eventueel een pauze tijd in minuten in;
CrewTip! Indien er gebruik gemaakt wordt van de pauzeknop in de applicatie, kunnen de werknemers ook tijdens hun shift hun pauze(s) registreren. Dit wordt weergegeven door het klok icoon bij het pauze veld:
Indien u dit raadpleegt verschijnt er een pop up met het totaal aantal pauzeminuten.
7. Totaal uren: dit veld geeft het totaal aantal geregistreerde uren weer minus het aantal minuten pauze.
8. Verschil geplande uren: dit veld toont het verschil in geplande uren. Indien er minder uren gepresteerd worden is dit groen, indien er meer uren gepresteerd worden is dit rood.
9. Declaraties: deze twee velden zijn enkel zichtbaar als men u de rol van payroll manager heeft toegekend. Hier kunt u eventueel het aantal kilometers ingeven of een declaratiebedrag. Deze velden zijn informatief en u kunt deze bij de rapportage exporteren.
10. Beoordeling: U kunt een beoordeling geven via de 5 sterren die u hier terugvindt, deze beoordeling is niet zichtbaar voor de werknemer zelf.
11. No show: Via het icoon aan de rechterzijde kunt u een werknemer aangeven als No show.
Nadat u dit selecteert verschijnt er een pop-up met de vraag om deze No show te bevestigen.
CrewTip! U kunt een No show niet ongedaan maken! Indien er gebruik gemaakt wordt van extra modules zoals Dimona’s (BE) of Contracten, wordt bij het bevestigen van een No show automatisch een annulering opgestart.
12. Opslaan: Indien u wijzigingen heeft aangebracht maar de urenregistratie nog niet wenst af te ronden, selecteert u onderaan OPSLAAN zodat uw aanpassingen niet verloren gaan.
13. Submit review: Zodra alle gegevens in de urenregistratie correct zijn aangepast of ingegeven, selecteert u SUBMIT REVIEW. Reeds ingediende urenregistraties kunnen alsnog aangepast worden door deze te deblokkeren.
CrewTip! Zodra urenregistraties afgerond werden, kunnen deze worden geraadpleegd en geëxporteerd via RAPPORT.
In- en uitklokken van de werknemers
Er zijn twee mogelijkheden waarmee werknemers kunnen in- en uitklokken.
Dit kan aan de hand van onze ingebouwde prikklok, deze laat de werknemers toe om met een selfie in- en uit te klokken. De prikklok is zeer handig voor vaste locaties waar een tablet kan worden opgehangen.
Een andere optie die men heeft, is de werknemers via de applicatie op een smartphone te laten in- en uitklokken. Indien werknemers dit toelaten via de instellingen van hun telefoon, wordt dan ook de locatie gedeeld met u.
Een supervisor heeft de mogelijkheid om via de applicatie, voor de collega’s op hetzelfde project, de urenregistratie te beheren.
Submit review van een urenregistratie
Zodra u klaar bent met het verwerken van de urenregistratie, kunt u overgaan tot het indienen van deze prestaties. Hiervoor selecteert u onderaan SUBMIT REVIEW.
De urenregistratie werd vervolgens verwerkt en zodra deze afgerond werd, kunt u de data hiervan raadplegen en exporteren bij RAPPORT.
Beoordelingen en no shows
Zoals we reeds hebben aangegeven, kunt u via de urenregistratie beoordelingen en no shows ingeven. Als u een payroll manager bent, vindt u deze informatie niet alleen terug in de urenregistratie, maar kunt u deze ook raadplegen in de werknemersfiche.
Een bedrijfsmanager heeft niet de mogelijkheid om werknemersgegevens te raadplegen.
U kunt deze beoordelingen zelfs gebruiken als filter tijdens het inplannen; zo krijgt u enkel die werknemers te zien, die beschikbaar zijn met de filters die u heeft toegepast.
Urenregistratie deblokkeren
Zolang een urenregistratie nog niet afgerond werd, is het voor iedereen mogelijk om deze opnieuw te deblokkeren. Echter zodra de urenregistratie afgerond werd, kan enkel een manager met de permissie Urenregistraties afronden de urenregistratie deblokkeren.
Een urenregistratie deblokkeert u door het project te selecteren in de AGENDA, waar in het tabblad URENREGISTRATIE bovenaan de optie DEBLOKKEREN verschijnt zodra submit review werd geselecteerd voor deze urenregistratie.
Nadat het project werd gedeblokkeerd, kan de urenregistratie opnieuw gewijzigd worden.
Hopelijk hebben wij u met dit artikel verder geholpen!
Indien u nog vragen heeft, neem eerst even een kijkje in onze Crew Academy. Hier vindt u misschien het antwoord in één van onze artikelen.